市役所に送る封筒の宛名の書き方｜「御中」、「様」どっちが正解？

ビジネスでの文書では「御中」を使うけれど、役所での文書も「御中」でいい？

引っ越しをすると前住所があった市役所・役場に申請書を送ったりすることがあります。
また、今住んでいる地域でも市役所・役場からの書類に返信しないといけないことも。

そんな時に悩むのが「市役所への封筒の宛名の書き方」です。
「御中」を使うのか、もしかして「様」を使う？と使い分けに悩むことも。

市役所・役場宛てでも「御中」にしますが、中には「御中」ではなく「様」を使うケースがあるので、使い分けについてお伝えします。

市役所・役場への封筒の宛名は「御中」を使う

御中というのは、企業や役所など団体に送りますが、誰宛てという指名はなく「その中のどなたか」に送るときに使います。

自分が住んでいる市、前に住んでいた市など宛先の市町村の区別なく役所に送る封筒に書くのは「御中」です。
区役所の場合も同様です。

市役所内の“課・係”の宛名にも「御中」

市役所内への書類提出ですが「税務課」「住民課」など提出先が分かっている場合は封筒の表書きに記載します。
この場合も「御中」を使います。

役所内の課や係が分かっていても、その中の誰に送ればよいのかわからないので「どなたか」宛てになります。

「御中」をつける位置を間違えることがあるので注意しましょう！

市役所内の特定の人物宛ての場合は「様」を使う

市役所・役場内の特定人物宛て、つまり相手の名前が分かっているときは名前の下に付けるのは「様」です。

担当者が決まっている場合など、特定の人に宛てたいときには「様」を使うのが一般的。
特定の誰かに宛てるときには「御中」は使わないので気を付けましょう。

名前まではわからない場合、“担当者”宛てにするといいかもしれません。
私はたいていこの“ご担当者様”を使います。

「御中」と「様」、併用はしない

御中は団体宛て、様は個人宛てに使う、と使い分けを覚えると二つを同時に使ってしまう間違いが起こることがあります。

敬称は一つだけ、と思ってどちらを使うのか注意して使いましょう。

×　〇〇市役所 御中　△△課 ◎◎様

個人名がわかっているので市役所の後の御中は不必要です。

市役所への封筒の書き方【裏】はどうする？

市役所に送る封筒では自分の住所を裏に書きます。

宛先の記載や切手に不備があった場合に差出人にもどされるので、自分の住所と氏名はしっかり書いておきましょう。

返信用の封筒の裏に自分の住所・氏名は必要か？

返信用封筒は表に行先がすでに記載されているので「〇〇市役所 行」の“行”を“御中”に書き改めて返信します。

自分の住所・指名は書く必要がないような気もしますが、できれば封筒裏の左半分の所に書き入れておきましょう。
明記するように枠などが印刷されている場合もあるので、そういう時は書き入れます。

市役所宛ての封筒はカラーでも良い？

役所宛ての封筒だから茶封筒を使わなくてはいけないかというとそんなことはありません。

A4サイズの文書を折らずに入れるために封筒を買いに行くと、売られているのはたいてい茶封筒。
値段も高いのでわざわざカラー封筒を使う必要はないかと思います。

家にあったのが水色や緑色の封筒だったという場合、それを使うのは全然問題ありません。

まとめ

市役所・役場への書類を郵送する場合、宛て名書きで悩んだ場合、おぼえておきたいのはこれだけ。

私はいつも担当者の氏名はわからないけど担当課はわかっている場合、「ご担当者様」で出しています。

遠方の本籍地に戸籍の取り寄せ申請をすることがたまにあるので、送り先はいつも住民課でした。
担当者は前回わかったからといって人事異動で別の人になっている可能性が高いので、指名はできませんよね。

「ご担当者様」が一番使いやすいのではないかと経験上思うので、おすすめです。